Cómo aprender a delegar tareas paso a paso

La capacidad de saber delegar tareas con criterio y responsabilidad puede adquirirse siguiendo algunos consejos. Para aprender a liberarte de una sobrecarga excesiva y dominar el arte de repartir y asignar quehaceres, sigue estos pasos:

• A quién delegar: para que te resulte más sencillo delegar tareas, debes hacerlo a la persona adecuada. Selecciona a un compañero digno de tu confianza o que consideres que va a saber cómo hacerlo. No obstante, debes tener en cuenta la opinión de las otras personas, y su estilo personal a la hora de resolver problemas, de lo contrario, en lugar de delegar tareas lo que harás será imponer acciones. Este hecho hará que el receptor de la misión la realice con menos ganas, además de correr el riesgo de que lo haga mal. Plantéate que si lo has elegido seguramente sepa hacerlo a su manera muy eficazmente, pero no tanto si lo hace a la tuya.
• Cuándo delegar: ahora que estás aprendiendo a delegar, no se trata de que lo hagas a la primera que tengas más de dos tareas seguidas. Pero tampoco es conveniente que lo hagas cuando ya estés desbordado. Intenta valorar de forma progresiva de qué cosas te puedes o quieres encargar tú, y cuáles puede hacer otra persona en tu lugar. Un buen criterio a seguir es delegar aquellas cosas que sean urgentes, pero no muy importantes (es decir, que no sean necesarias para conseguir objetivos relevantes en tu vida) o bien, aunque lo sean, puedan ser realizadas por otro descargándote trabajo.
• Dónde delegar: para poder hacer las cosas bien, hay que hacerlas en un lugar y contexto adecuado. Por ello, para delegar debes hacerlo con suficiente tiempo para que la persona que va a realizar la tarea pueda organizarse y adoptar los recursos que necesite para poder llevarlo a cabo de forma satisfactoria.
• Cómo delegar: para delegar tareas debes ser asertivo. Es decir, es importante que dejes claro tu punto de vista y qué es lo que quieres, respetando siempre el punto de vista del otro. Es bueno que sigas esta secuencia:
  • Describe detalladamente lo que necesitas.
  • Expresa por qué es importante para ti y el motivo por lo que lo delegas.
  • Sugiere un procedimiento de hacerlo hablando de las ventajas de hacerlo así, e inconvenientes de hacerlo de otra forma.
  • Pregunta a la otra persona qué le parece o si tiene alguna sugerencia.
  • Finalmente, comunícale tu disposición para que te llame o pregunte si existe a alguna incidencia.
• Control de ti mismo: nada de lo anterior sirve si no tomas conciencia de tu perfeccionismo, rigidez, responsabilidad excesiva, etcétera. Para ello, reflexiona sobre estos aspectos que hemos abordado desde este artículo y cada vez que parezca una de estas “ideas trampa”, escribe en un papel las ventajas e inconvenientes de realizar tú mismo la tarea y de que lo realice otra persona. Verás cómo centrarse en lo positivo que te aporta esta segunda opción balancea tu malestar emocional cuando aún no estás acostumbrado a delegar.