Los ladrones del tiempo y técnicas para vencerlos

‘Tempus fugit’ es una expresión que proviene del latín y que significa “el tiempo se escapa”, pero, ¿realmente se escapa o lo dejamos escapar? ¿O tal vez nos lo quitan? La respuesta es que un poco de todo. Lo cierto es que hay verdaderos enemigos de nuestro tiempo que hacen que éste pase sin a penas habernos percatado de ello. Los 'ladrones del tiempo' son actividades o factores que consumen tiempo de manera ineficiente, impidiendo la productividad y el manejo efectivo del tiempo. Estos pueden variar de una persona a otra, pero entre los ladrones del tiempo más comunes encontramos:

• Algunas formas de pensar que nos predisponen de forma negativa a la hora de organizar nuestro tiempo. Muchas de ellas quedan verbalizadas de la siguiente manera: “no tengo tiempo”, “todo el mundo va a su aire”, “vivo prácticamente para trabajar”.
• La insuficiencia de tiempo debido a los objetivos demasiado ambiciosos. 
• Perfeccionismo: pasar demasiado tiempo puliendo detalles de poco impacto en el resultado final puede ser una gran fuga de tiempo.
• Falta de planificación y organización: la mala asignación de tiempo a las tareas y no planificar adecuadamente las tareas y objetivos puede llevar a un trabajo desorganizado y a la pérdida de tiempo en actividades poco claras o no alineadas con metas más amplias.
• La irregularidad a la hora de seguir los pasos para cumplir un objetivo.
• Multitarea: aunque a menudo se percibe como productiva, la multitarea puede llevar a un trabajo de menor calidad y a un tiempo de realización mayor debido a la falta de enfoque.
• No saber decir “no” o delegar tareas: realizar tareas que podrían ser automatizadas, delegadas o eliminadas puede consumir tiempo que se podría invertir mejor en actividades de mayor impacto.
• Procrastinación: posponer las tareas importantes a favor de otras más agradables o menos urgentes es un ladrón de tiempo clásico.
• La falta de objetivos claros o ausencia de definición de dichos objetivos: este hecho hace que exista una falta de determinación de prioridades o una actividad intensa y descontrolada.
• Redes Sociales y uso excesivo de Internet: pasar tiempo en redes sociales, ver vídeos o navegar sin un propósito definido puede consumir horas sin que uno se dé cuenta.
• Correo electrónico: gestionar el correo electrónico, especialmente si no se hace de manera eficiente, puede convertirse en un proceso que interrumpe constantemente otras tareas más importantes.
• Reuniones ineficientes: las reuniones que no tienen un objetivo claro o que se extienden innecesariamente pueden consumir tiempo valioso.
• Interrupciones y distracciones: interrupciones constantes de colegas, llamadas telefónicas, notificaciones o ruidos del entorno pueden impedir el flujo de trabajo y la concentración.
• Desplazamientos y tráfico: el tiempo en el tráfico o en desplazamientos largos puede ser significativo, especialmente si no se utiliza de manera productiva.
• Fatiga y falta de descanso: no tomar descansos adecuados o trabajar mientras se está fatigado puede disminuir la eficiencia y aumentar el tiempo necesario para completar las tareas.
• Indecisión: pasar demasiado tiempo deliberando sobre decisiones o no tomarlas oportunamente puede paralizar el progreso.

Para combatir estos ladrones del tiempo, se recomienda establecer prioridades claras, utilizar herramientas de gestión del tiempo, realizar descansos programados y aplicar técnicas como la metodología Pomodoro o el sistema Getting Things Done (GTD).

Técnica Pomodoro

El método Pomodoro es una técnica de gestión del tiempo, desarrollada por Francesco Cirillo a fines de la década de 1980, que busca incrementar la productividad dividiendo el trabajo en intervalos de tiempo, llamados "pomodoros", de 25 minutos de duración, separados por breves pausas. Este método utiliza un temporizador para dividir el trabajo en intervalos, denominados "pomodoros", que es la palabra italiana para "tomate", inspirada en el temporizador de cocina en forma de tomate que Cirillo usó al desarrollar la técnica. Después de cada cuatro "pomodoros", se toma una pausa más larga. El enfoque promueve la concentración y la prevención del agotamiento al equilibrar los periodos de trabajo enfocado con descansos regulares.

Aquí están los pasos básicos del método Pomodoro:

1. Elegir la tarea: selecciona una tarea que necesitas realizar.
2. Poner el temporizador: establece el temporizador en 25 minutos.
3. Trabajar en la tarea: trabaja en la tarea hasta que el temporizador suene; evita todas las interrupciones.
4. Tomar un descanso corto: haz una pausa de 5 minutos tras cada pomodoro. Este descanso es crucial para recuperar y prepararte para el siguiente intervalo de enfoque.
5. Repetir: repite los pasos del 1 al 4. Después de cuatro pomodoros, toma un descanso más largo, de unos 15 a 30 minutos.

El propósito de la técnica Pomodoro es crear un ritmo de trabajo que fomente la concentración y prevenga el agotamiento, manteniendo la agilidad mental y facilitando un enfoque sostenido.

Sistema Getting Things Done

El sistema "Getting Things Done" (GTD), desarrollado por David Allen, es una metodología de productividad personal que ayuda a las personas a manejar sus tareas y compromisos de forma eficiente y sin estrés. La premisa central es sacar las tareas de la mente al exterior, organizándolas en un sistema confiable externo y siguiendo un flujo de trabajo consistente para gestionarlas. El proceso GTD se basa en cinco etapas clave:

• Captura: recolectar todo lo que captura tu atención en un lugar confiable fuera de tu mente.
• Clarificar: procesar lo que significa cada ítem capturado, decidir qué se hará con él y si es accionable.
• Organizar: poner cada cosa en el lugar correcto, como listas de tareas, calendarios o archivos de referencia.
• Reflexionar: revisar periódicamente el sistema completo para actualizar las listas y ajustar las prioridades.
• Engage: hacer uso efectivo de las listas y el sistema para tomar decisiones claras sobre qué hacer en cualquier momento.

GTD permite a las personas enfocarse en realizar tareas en lugar de recordarlas, lo que proporciona claridad mental y mejora la productividad y la eficiencia.